Osoba fizyczna uzyskuje status sygnalisty i podlega ochronie przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu, będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa, a także pod warunkiem działania w dobrej wierze.
Podstawową funkcją procedury zgłoszeń wewnętrznych jest ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi, czyli bezpośrednimi lub pośrednimi działaniami lub zaniechaniami w kontekście związanym z pracą, które są spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które naruszają lub mogą naruszyć prawa sygnalisty lub mogą sygnaliście wyrządzić nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Ochroną oprócz sygnalisty objęte są również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, czyli osoby fizyczne, które pomagają sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i których pomoc nie powinna zostać ujawniona oraz osoby powiązane z sygnalistą, tj. osoby fizyczne, które mogą doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownicy lub małżonek, wstępni, zstępni, rodzeństwo, powinowaci w tej samej linii lub stopniu, osoby pozostające w stosunku przysposobienia oraz ich małżonkowie, a także osoby pozostające we wspólnym pożyciu (osoby najbliższe sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny).